Dans un contexte où le travail hybride est devenu monnaie courante les entreprises doivent repenser leurs espaces de travail pour faciliter la collaboration entre les équipes et donner au management les moyens de piloter l’activité de l’entreprise. Les salles Microsoft Teams (MTR) sont un bon moyen d’y parvenir. Cependant, l’acquisition et la mise en œuvre des équipements nécessaires à leur déploiement constituent pour l’entreprise une dépense non négligeable. Comment valoriser un tel investissement ?
Le matériel indispensable comprend des caméras, des haut-parleurs, des microphones et des contrôleurs sans compter les équipements réseau spécifiques, nécessaires pour connecter la salle. Tous ces équipements s’avèrent rapidement onéreux, en particulier lorsque plusieurs salles sont aménagées sur plusieurs sites et, dans certains cas, les sommes dépensées peuvent atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros. Pour justifier de tels budgets et pour optimiser le retour sur investissement il est donc impératif que les salles offrent les meilleures performances possibles.
Optimiser pour valoriser les salles Microsoft Teams
Bien que les cas d’usage de Microsoft Teams puissent varier d’un utilisateur à l’autre, chacun d’entre eux en a besoin pour travailler. La disponibilité globale de la plate-forme de communication et une qualité d’appel optimale sont donc essentielles pour que les utilisateurs en tirent tous les bénéfices. N’oublions pas par ailleurs que dans le cadre d’un échange tendu, soit en interne soit avec un client, une mauvaise qualité de communication ne peut que contribuer à aggraver un problème.
En 2023, toutes les entreprises cherchent à encourager leurs employés à retourner au bureau. S’assurer que les salles Microsoft Teams fonctionnent aussi bien que possible permet d’une part d’offrir plus de valeur au personnel physiquement présent pour participer à des réunions hybrides ou en présentiel et, d’autre part, d’offrir aux télétravailleurs un confort d’utilisation leur permettant de compenser leur absence physique.
Pour atteindre cet objectif il est nécessaire de disposer de moyens permettant de surveiller l’utilisation des équipements ainsi que les niveaux de qualité, et d’avoir la capacité de diagnostiquer les problèmes au moment où ils surviennent. Idéalement, les équipes informatiques devraient pouvoir identifier de manière proactive des problèmes susceptibles d’affecter un certain nombre de salles, d’équipements ou d’utilisateurs différents, et y remédier.
Des plates-formes spécialement conçues, telles que Martello Vantage DX, constituent le meilleur dispositif permettant de surveiller et de contrôler les salles de réunion Microsoft Teams.
Maîtriser un équipement et ses performances permet d’établir des normes définissant quel type d’équipement utiliser avec quelle application et de les appliquer ailleurs dans l’entreprise. En effet, bien que de nombreux équipements tiers s’intègrent de manière transparente à Microsoft Teams, certains d’entre eux peuvent être mieux adaptés que d’autres à l’activité de l’entreprise. En rationalisant la combinaison équipement/utilisateur/emplacement, l’investissement initial réalisé dans les équipements et les salles Microsoft Teams peut ainsi contribuer à améliorer d’autres domaines de l’entreprise.
Il s’agit d’aider chaque utilisateur
Pour valoriser les salles Microsoft Teams, il ne s’agit pas seulement de se focaliser sur l’utilisation qui en est faite par le personnel. Les VIP internes et externes en ont également besoin pour travailler de manière transparente et permettre à l’entreprise d’afficher une image de professionnalisme en toute circonstance.
Supposons qu’un conseil d’administration organise une réunion mêlant présentiel et distanciel. Tous les membres doivent être en mesure d’y participer dans les meilleures conditions possibles. Leur temps est très précieux et, eu égard aux investissements réalisés, une mauvaise qualité audio ou vidéo ne sera tout simplement pas tolérée. D’ailleurs, ce que redoutent souvent les équipes informatiques est de recevoir une réclamation émanant d’un membre du comité de direction. Et pour une bonne raison. Les VIP exercent une énorme influence, il est donc préférable de toujours les satisfaire.
En fin de compte, se concentrer sur l’expérience des employés augmente le taux d’adoption de la visioconférence et contribue à justifier l’investissement réalisé dans les différents matériels et logiciels. Cela revient à développer une boucle de rétroaction grâce à laquelle l’excellence des performances encourage l’utilisation des salles de réunion Microsoft Teams. Et pour atteindre cet objectif il faut disposer d’un outil permettant de gérer et d’optimiser l’utilisation des salles Microsoft Teams en se focalisant sur l’expérience de tous les utilisateurs. Ce pour quoi Martello Vantage DX a été conçu.
luc.hallion@wcs.global